18 januari 2022

In programma’s gaat procescommunicatie over de stappen die worden gezet om de programmadoelen te realiseren. De ontwikkeling en implementatie van (deel)resultaten staan centraal. Om stakeholders te informeren over dat proces, moet je niet alleen vertellen wat je hebt gedaan en hebt opgeleverd, maar ook wat je van plan bent. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan.

Ergernissen

Voor betrokken stakeholders is procescommunicatie een soort navelstreng met een programma. Het zorgt ervoor dat je je onderdeel voelt van het programma en dat je je eigen activiteiten goed kan afstemmen op de actuele ontwikkelingen. Ontwikkelingen en de communicatie daarover heeft impact en zorgt daarom ook voor de nodige ergernissen als procescommunicatie niet goed gaat. We hebben de top 5 voor je op een rijtje gezet:

Top 5 ergernissen bij procescommunicatie:

  1. [krekelgeluid]*
  2. Tegenvallers framen alsof het allemaal zo bedoeld is. “Don’t insult my intelligence.”
  3. Updates met informatie vanuit het perspectief van de afzender.
  4. Niet vermelden voor wie de update relevant is.
  5. Updates met veel ‘marketingpraat’.

Struisvogeltactiek op plaats 1

Procescommunicatie is spannend voor veel programmateams. Het geeft inzicht in wat je doet en oplevert, maar ook in wat er mis gaat in het programma. Dat laatste is natuurlijk niet iets waar je je stakeholders met veel enthousiasme van op de hoogte brengt. Maar het moet wel. Sterker nog, je ontkomt er niet aan. Tegenvallers worden vroeg of laat toch wel opgemerkt door oplettende betrokken stakeholders. En anno 2022 met veel gemak gedeeld met anderen. Toch is de struisvogeltactiek nog altijd een veelgebruikte methode van programmamanagers en projectleiders om door lastige fases in een programma heen te komen.

When the shit hits the fan

In de praktijk betekent de struisvogeltactiek dat een klein groepje programmamedewerkers met samengeknepen billen wacht tot ‘het overwaait’. En als dat niet gebeurt en ‘the shit hits the fan’, dan is het communicatieteam van het ene op het andere moment druk met ‘damage-control’. In het slechtste geval over een onderwerp waar zij tot dan toe niets van wisten. Geen leuke klus. Het is frustrerend om met communicatie op te moeten lossen wat met communicatie voorkomen had kunnen worden.

Maar hoe moet het dan wel?

Procescommunicatie is niets anders dan een reeks van updates over het proces. Het lastige van procescommunicatie is dat je niet alleen moet vertellen wat je hebt gedaan maar ook wat je van plan bent. Procescommunicatie is transparant, neutraal en betrouwbaar. Het neemt stakeholders mee in het proces van het programma door er door de bril van de doelgroep naar te kijken.

Het helpt om bij procescommunicatie altijd deze 3 w’s in het vizier te houden: wat, waarom en wanneer.