<aside> 💥 Een intranet is een interne website, een platform, waar alleen leden van het programma toegang toe hebben. Het bevat informatie die alleen voor programmamedewerkers bestemd is.
</aside>
Programma’s die intern gericht zijn, kunnen goed gebruik maken van het bestaande intranet. Maar zodra er meerdere organisatie betrokken zijn, is dat vaak geen optie. De andere organisaties kunnen (en mogen) er meestal geen toegang tot het intranet krijgen. Voor dergelijke programma’s is het zinvol om tijdelijk een eigen intranet op te zetten. Bij voorkeur een sociaal intranet.
Een sociaal intranet is dynamisch en volledig gericht op interactie tussen gebruikers. De informatiebehoeften van de gebruiker staan centraal want ze bepalen zelf welke informatie voor hen nuttig is. Het sociale intranet kan ook een digitale werkplek zijn die programmamedewerkers ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden. Het stimuleert kennisdeling en samenwerking waardoor gebruikers meer dan ooit zelfstandig en georganiseerd kunnen werken.
Een goed intranet zorgt ervoor dat programmamedewerkers gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren, bestanden kunnen delen en in groepen kunnen samenwerken. Een sociaal intranet heeft ook de typische social media-functies zoals een profiel van elke medewerker (het smoelenboek), blog, discussieforum of chatfunctie.
Binnen programma’s wordt heel veel kennis en informatie uitgewisseld. Via formele lijnen, maar nog meer via informele lijnen. E-mail is daarvoor het meest gebruikt. Het is daarom niet gek dat de hoeveelheid ongevraagd doorgestuurde mails en cc’s een grote ergernis is bij veel programmamedewerkers. Een sociaal intranet helpt deze ‘zendingsdrang’ in te dammen. Het geeft programmamedewerkers een betere manier om kennis te delen. Namelijk op één plek, altijd actueel en altijd beschikbaar voor alle medewerkers.
Zorg dat de functies van je sociaal intranet aansluiten op de informatiebehoefte van je programmamedewerkers. Een logisch systeem van navigatie en archivering en iemand die dit bewaakt is daarbij onmisbaar. Maak publicatie op het intranet onderdeel van je ‘definition of done’ binnen je programma.
Als het niet op het intranet staat, bestaat het niet.
Altijd toegang tot de laatste versie van de belangrijkste bestanden van het programma en samenwerken aan nieuwe documenten. Dit gaat het beste als de bestanden ‘anytime, anywhere’ beschikbaar zijn. Een intranet kan uitgerust worden met deze functie.
Kenmerken van goed documentmanagement: