<aside> 💥 Een evenement is een bijeenkomst, seminar, congres, symposium waar kennisoverdracht plaatsvindt tussen mensen. Dat kan eenrichtingsverkeer zijn maar ook interactief.

</aside>

Beleven en ontmoeten

Sinds 2020 is kennisoverdracht via een live setting voor een groot deel verplaatst naar een online setting zoals webinars. Nu informatie digitaal laagdrempelig toegankelijk is, zie je dat mensen minder bereid zijn om daarvoor naar een fysieke locatie te komen.

Een evenement op locatie draait nu om inspireren, beleven en ontmoeten. Zorg ervoor dat jouw evenementen precies dat faciliteert. Doe niet iets wat je ook digitaal had kunnen doen.

Hybride evenementen

We zien dat evenementen ook hybride worden, dat wil zeggen dat ze zowel live als digitale deelname faciliteren. Dit is technisch allemaal mogelijk. Vraag je altijd goed af wat de meerwaarde is. Als je evenement draait om informatie verstrekken kun je je afvragen wat de meerwaarde is van de fysieke versie. Gaat het vooral om interactie en ontmoeten, vraag je dan af of een digitale component wel toegevoegde waarde heeft. Kwaliteit boven kwantiteit.

Kijk dus kritisch naar je doel en welk middel (live of digitaal) daar het beste bij past. Kies bijvoorbeeld voor een tussenvorm waarin de plenaire keynote sprekers ook digitaal te volgen zijn en de verdiepende workshops, inspiratiesessies en meet en greets niet. Durf te kiezen.

Strategie en aanpak

Alle communicatie begint met een goede strategie en aanpak. Ook de opzet van bijeenkomsten en evenementen.

1. Wat is het doel van je bijeenkomst? Bepaal wat je wil bereiken met je bijeenkomst. Wil je inspireren, informeren of kennis overbrengen? Met welke kennis, ervaring of gevoel moet je doelgroep naar huis gaan?
2. Wie is je doelgroep? Bij programma’s zijn vaak meerdere stakeholdergroepen betrokken. Bepaal van te voren op welke doelgroep(en) je bijeenkomst zich richt en communiceer dit duidelijk.
3. Stel een programma op Maak een gevarieerd programma met het doel van de bijeenkomst als uitgangspunt.
4. Start vroegtijdig met promotie Breng je evenement onder de aandacht van je doelgroep(en). Gebruik de beschikbare communicatiekanalen en verstuur indien mogelijk persoonlijke uitnodigingen.
5. Richt ‘nazorg’ in Stuur deelnemers na het event de presentaties, after movie of ander materiaal dat het evenement en je doel nog eens onder de aandacht brengt.
6. Borg de inzet van bijeenkomsten en evenementen Maak afspraken over rollen, taken en de inhoud.